Zakaj avtomatizirati poslovanje: denar, čas in — živci

Ročno delo okoli posla ne pride z računom, zato se zdi brezplačno. Plača pa se vseeno — le prek drugih postavk.

Dvojni vnos je najdražji. Vsakič, ko se isti podatek prepiše z enega mesta na drugo, plačate čas za ta vnos in tveganje napake v njem. Napaka v količini ali izmeri ne stane toliko kot minuta tipkanja — stane toliko kot njene posledice.

Sledi delo, ki se ne zaračuna, ker ga ni mogoče dokazati. Dodatno delo, opravljeno na terenu in nikjer zabeleženo, na računu ne obstaja. Podjetja, ki uvedejo dokumentiranje opravljenega, običajno najprej opazijo, da jim rastejo računi, ne da jim padajo stroški.

In tretjič: nova zaposlitev v pisarni. To je najdražji odziv na rast administracije in najpogostejši. Pri eni naši stranki je bilo prav to izhodiščno vprašanje — odgovor pa je bil na koncu, da ta oseba ni potrebna, ker delo, ki bi ga opravljala, ni bilo delo, ampak prepisovanje.

Administrativne ure se ne trošijo enakomerno. Kopičijo se ob koncu meseca, zvečer in ob vikendih — porablja pa jih običajno lastnik ali vodja, torej najdražji ljudje v podjetju, takrat ko so najbolj utrujeni.

Prav tam nastajajo napake v obračunu, ker se sešteva ob enajstih zvečer pod rokom za plače. Avtomatizacija tu ne prihrani le ur, ampak jih premakne: sistem je seštemal ves mesec, zato je konec meseca petminutni pregled namesto večera s tremi beležkami.

Druga velika postavka je čas, porabljen za vprašanje „kje smo“. Klici na gradbišče, vprašanja, kaj je opravljeno, iskanje dokumenta po mapah — same minute, ki jih nihče ne šteje in ki se pri vsakem, ki vodi ljudi, seštejejo v uro na dan.

Tretja je čakanje med koraki. Delo je končano v torek, papirji pridejo v pisarno v petek, račun gre naslednji teden. Ko dokumenti nastanejo iz istega vnosa, ta razmik izgine — in to je pogosto največji posamični učinek na obrat denarja.

To je del, ki se ne pojavi v nobeni ponudbi in ki ga lastniki podjetij omenijo prvega, ko jih po letu dni vprašate, kaj se je spremenilo.

Preneha občutek, da ste nekaj pozabili. Ko vse živi v glavi in v sporočilih, človek nosi stalno napetost v ozadju — ne da bi bilo kaj konkretno narobe, ampak da je morda narobe in vi tega ne veste. Ko obstaja eno mesto, kjer se vidi stanje, ta napetost ugasne.

Izginejo prepiri o urah. „Bil sem od sedmih“ — „nisi“ je pogovor brez zmagovalca: ali plačate ure, ki jih niste dobili, ali pa delavec odide prepričan, da je bil prikrajšan. Ko podatek nastane v trenutku prihoda, ni česa oporekati.

Izgine tudi strah pred vprašanjem, ki pride pozneje. Ko stranka ali inšpekcija vprašata, kaj in kdaj je bilo opravljeno, je odgovor poročilo v minuti namesto rekonstrukcije po spominu.

In nazadnje se vrne čas, ki ni delovni. Konec meseca preneha biti dogodek v družini.

Odločitve ne kaže avtomatizirati. Sistem naj pripravi dokument, zbere podatke in predlaga korak — človek, ki za to odgovarja, pa naj pogleda in potrdi. Pri vseh naših uvedbah tam, kjer je potrebna odobritev, stoji odobritev, in prav zato lastniki pustijo sistemu delati.

Ne kaže avtomatizirati procesa, ki je tako ali tako slab. Če je korak nepotreben, programska oprema, ki ga opravi hitreje, le hitreje proizvaja nepotrebno delo. Zato vedno najprej gremo skozi potek dela in šele nato gradimo — ne obratno.

In ne kaže uvajati vsega naenkrat. Podjetje, ki v prvem mesecu vklopi petnajst modulov, jih običajno uporablja tri, navade pa nosi za petnajst.

Obstaja preprosta vaja, ki ne zahteva nobenega orodja. Teden dni si zapišite vsakič, ko ste isti podatek vnesli drugič, in vsakič, ko ste koga poklicali z vprašanjem, kje smo. Samo črtica na papirju.

Ob koncu tedna imate dve številki. Prva pove, kolikokrat vam podatek po nepotrebnem gre skozi roke; druga, koliko časa porabite za vzdrževanje pregleda, ki bi moral obstajati sam.

Ti dve številki sta vsa računica. Vse drugo — kateri moduli, v kakšnem vrstnem redu, koliko traja uvedba — pride pozneje in se o tem pogovarja, ko se vidi, kako delo pri vas dejansko poteka.